El coste de propiedad, un concepto fundamental en la adquisición de ERP’s

Cada vez más los CTO’s toman conciencia de la gran cantidad de factores que intervienen en la adquisición de la tecnología, bien sea en modalidad On-premise, bien en modalidad SaaS.

En la medida en que el reto al que se enfrentan crece y se hace más complejo, se hace más necesario estudiar todas las implicaciones económicas que tiene el proyecto, ya que el peso de conceptos como el mantenimiento o la consultoría asociada a su puesta en marcha toma mayor relevancia y compromete presupuestariamente el proyecto a futuro.

El coste de propiedad

¿Qué es coste total de propiedad o total cost of ownership?

El coste total de propiedad (CTP) o, en inglés, Total Cost of ownershio (TCO) es el método de cálculo mediante el que se obtiene el coste total real derivado de la posesión, alquiler y uso de un sistema tecnológico.

¿Por qué es importante utilizar este método de cálculo en un proceso de selección de tecnología?

Es habitual incluir, en la tabla comparativa de sistemas, el coste prorrateado de compra, alquiler anual y mantenimiento, tanto de software como de hardware. Pero esto esconde costes ocultos que, lamentablemente, saldrán a la luz una vez que el sistema esté funcionando, lo que puede producir tensiones entre IT y dirección general o, en el peor de los casos, llevar a la cancelación el proyecto.

Realizar un cálculo realista del proyecto, incluyendo todos aquellos costes, presentes y futuros, puede llevarnos a tomar una decisión de compra distinta, pero siempre será más consciente y acertada la decisión frente a una en la cual no se tenga en cuenta.

Listado de costos asociados al Coste total de Propiedad

No todos los costos que a continuación se detallan son aplicables en modelos onpremise o modelos SaaS.

Hemos intentado hacer una lista algo exhaustiva de los costos que considera el método de cálculo para que el lector aplique en cada caso los adecuados.

1. Costo de compra
2. Costo de adquisición efectiva
3. Costo de puesta en marcha
4. Costo de posesión
5. Costo de mantenimiento
6. Costo de uso

Costo de compra

Costo del producto y desembolsos efectuados antes de la compra, necesarios para su compra.

• Precio del producto y accesorios que adquirimos.
• Honorarios, gastos de viaje y dietas de consultoría para la selección del sistema
• Viajes y estancias para conocer a los distintos proveedores
• Asesoramiento legal
• Traducción de contratos

Costo de adquisición efectiva

Todos aquellos costos que son necesarios desde su compra hasta la efectiva posesión del mismo.

• Gastos de transporte
• Tasas aduaneras
• Otro tipo de tasas e impuestos necesarios para la efectiva posesión
• Honorarios de notarios, corredores de comercio, etc…
• Comisiones y gastos necesarios para el pago: comisiones bancarias, por cambio de divisa, etc…
• Seguros de transporte, responsabilidad civil y otros hasta la efectiva posesión del bien
• Costes de financiación

Costos de puesta en marcha

Son aquellos costos que se producen entre la posesión efectiva del bien hasta su entrada en funcionamiento.

• Posibles obras necesarias para su funcionamiento (aire acondicionado, falso techo o falso suelo, cableado, etc…) incluyendo tasas municipales u otras que sean deriven de la realización de la obra
• Honorarios, gastos de viaje y dietas de profesionales dedicados al setup del sistema
• Adquisición de nuevo software, del mismo fabricante o de terceros, necesario para la puesta en marcha.
• Migración de datos desde el sistema antiguo

Costo de posesión

Son aquellos costos recurrentes necesarios para el funcionamiento diario del sistema.

• Seguros ante accidentes de los bienes adquiridos
• Seguros ante responsabilidad civil por daños a terceros
• Seguros ante responsabilidad civil por fuga de datos
• Sistemas de seguridad: firewalls
• Sistemas de backup y entrada de funcionamiento en caso de desastre
• Sistemas en paralelo para asegurar la disponibilidad
• Alquiler de servicios de terceros: software, espacio en la nube, etc…
• Integración con otros sistemas
• Costo del personal asociado a todas estas tareas

Costo de mantenimiento

Son aquellos costos recurrentes necesarios para asegurar el buen estado del sistema.

• Costos asociados a servicios técnicos – mantenimiento preventivo
• Costos asociados a servicios técnicos – mantenimiento correctivo, incluido el costo de adaptación a la normativa legal del país en cada momento
• Costos asociados a servicios técnicos – mantenimiento evolutivo, que recoja los cambios que se producen en la empresa

Costo de uso

Formación del personal en sus diferentes posiciones

Auditorías

• Consumo eléctrico de equipos y asociados (aire acondicionado)
• Costos de caída de producción en caso de caída del sistema
• Costos derivados de su desmantelamiento y reciclaje en el momento de cese de operaciones