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10 Factores que deben Influir su próxima elección de un sistema ERP (1) 

10 Factores que deben Influir su próxima elección de un sistema ERP (1) 

10 Factores que deben Influir su próxima elección de un sistema ERP (1) 

Factores que deben Influir su próxima elección de un sistema ERP: Factor 1 a Factor 5

GOLPEARSE CONTRA LA PARED

¿Algunas de estas frustraciones suenan familiares?

  • No sabemos cómo vamos a ser capaces de integrar una adquisición deseada / planificada.
  • Los gerentes no pueden acceder a los datos importantes de forma remota.
  • Tenemos que utilizar hojas de cálculo y bases de datos externas debido a que nuestro sistema principal es difícil de manejar.
  • No podemos obtener informes claros sobre los datos de producción, los resultados de ventas, costos, o dinero en efectivo.
  • Nuestro sistema actual no puede adaptarse a nuestras nuevas necesidades de almacenamiento / distribución.
  • Estamos teniendo problemas operacionales debido a que nuestras diferentes oficinas no están sincronizadas.
  • El costo y la complejidad de la gestión de nuestro sistema se están volviendo insoportables.
  • Estamos expuestos en servicio al cliente y en cumplimiento porque somos incapaces de realizar un seguimiento a la calidad de producción.

LA CAUSA PRINCIPAL

Si está experimentando cualquiera de estos dolores, la causa principal es su ERP (Enterprise Resource Planning, en inglés, o Planificación de Recursos Empresariales). Un sistema ERP adecuadamente seleccionado e implementado debe integrar todos los siguientes procesos:

Ventas
Inventario
Compras
Manufactura
Contabilidad
Costo de empleo
Informes … a través de todo lo anterior

Sin embargo, si su sistema se ajusta deficientemente a su negocio, o si se ha quedado obsoleto para los estándares de hoy en día, su negocio puede estar sufriendo. Los gerentes se quejan, los empleados están haciendo un trabajo extra, y la productividad es baja. Es hora de un cambio.

¿CÓMO PUEDO AVANZAR?

Entonces, si usted sabe que necesita un cambio en su plataforma ERP, ¿Cómo puede estar seguro de hacerlo bien esta vez? ¿Qué debe considerar antes de tomar su decisión? ¡No se quede paralizado en resultado del análisis! En esta serie por blog, vamos a profundizar los 10 factores claves que usted y sus grupos de interés deben tener en cuenta cuando se evalúa un nuevo sistema ERP.

FACTOR DECISIVO ERP # 1: Las necesidades específicas de la industria

A hoy, la mayoría de las empresas han intentado – sin éxito – construir sus propias soluciones personalizadas, y han aprendido por las malas que no es fácil. Si alguna vez alcanza la funcionalidad que desea, un sistema personalizado requerirá una gran cantidad de mantenimiento. E incluso si se puede lograr un sistema completamente funcional, y que siga funcionando – ¿Qué sucede cuando cambia el negocio? En pocas palabras, el método interno es doloroso y anticuado. Si quiere que algo salga bien… busque a un experto.

OFF-THE-RACK ESTÁ EN EL MENÚ NUEVAMENTE

Afortunadamente, la industria del software está prestando atención. ¡Han quedado atrás los días de forzar su negocio en una talla única para todas las aplicaciones! Se sabe que desea que la funcionalidad se adapte a sus necesidades desde el inicio.

Todas las plataformas principales, como Microsoft Dynamics, han madurado sus ofertas de base para incluir Finanzas a profundidad, inventario, manufactura y capacidades de almacenamiento. Más importante aún, hay una gran variedad de soluciones específicas de las industrias con buena reputación y madurez construidas sobre estas plataformas centrales. Una breve observación en el ecosistema de Microsoft Dynamics NAV nos da las siguientes soluciones específicas de la industria:

Petroquímico
Manufactura de Alimentos y bebidas
Dispositivos médicos
Minoristas
Hospitalidad
Restaurantes
Ingeniería y Servicios de Mantenimiento
Taller de Trabajo y los Costos de Empleo
Logística Externa
Mantenimiento de planta
Make to order
Importación / Exportación y distribución doméstica
CONSIDERE SUS NECESIDADES

En la planeación de su próxima implementación de ERP, piense en las necesidades específicas de su industria, y las ventajas competitivas de su organización específica. Más allá de los conceptos de alto nivel como «servicio al cliente» o «logística», ¿cuál es la combinación especial de las capacidades que hacen que sus clientes lo prefieren sobre sus competidores? Haga una lista, y asigne prioridades a esta. Probablemente, su combinación exacta de las necesidades es única, pero cada una tiene una solución existente en el mercado.

AHORA… ¡RECONSIDERE SUS NECESIDADES!

Otra perspectiva a considerar es la revaluación de algunas de sus prácticas de negocio. Puede haber ciertas tareas pesadas o que requieren mucho tiempo las cuales, bajo investigación detallada, no producen mucho valor. Si es así, revise cómo algunas de las soluciones estándar de la industria resuelven estas cuestiones – obtenga el asesoramiento de expertos. Luego, considere hacer algunas mejoras a su negocio, en lugar de cambios en su software.

HAZLO BIEN

Si todo lo demás falla, entonces la configuración y / o personalización son opciones.

Ciertas industrias especializadas son ciertamente poco representadas y desatendidas en el mercado de software, y por lo tanto puede encontrar que partes de su negocio son leves valores atípicos. En este caso, necesitará un sistema ERP con una fuerte plataforma subyacente. Una plataforma implica un punto de partida. Usted tiene que elegir un punto de partida que tiene todas las capacidades modernas, configuración flexible y las capacidades de programación maduras.

FACTOR DECISIVO ERP # 2: Capacidades Modernas

¿Qué queremos decir exactamente con «CAPACIDADES MODERNAS»? Aquí dejamos una pista – no son sólo campanas y silbatos.

¡Vuelva pronto para más detalles en la parte 2 de la serie! O llámeme directamente al 1 (800) 275 a 2.114.

En la publicación anterior sobre la elección de un sistema ERP, profundizamos sobre el valor de la selección de una solución específica de la industria adecuada, pero señalamos que el sistema también debe tener capacidades modernas. ¿Qué entendemos por «CAPACIDADES MODERNAS»?

BIENVENIDO AL ERP OBSOLETO

Un sorprendente número de organizaciones están utilizando sistemas ERP con casi diez años de antigüedad. En la fecha de este escrito, ¡hace referencia a sistemas del 2006! Sí, 2006 – el año de Windows XP, Microsoft Office 2003 y el BlackBerry. Internet Explorer casi había conquistado a Netscape Navigator. Google estaba compitiendo con Yahoo y otros. La mitad de los hogares estadounidenses todavía tenían conectividad a Internet dial-up. Salesforce.com acababa de hacerse pública.

¿Qué ha cambiado desde entonces? Mucho…

PROCESAMIENTO DE DATOS EN TIEMPO REAL

En el pasado, debido a las limitaciones de recursos, ciertos procesos críticos, que requieren muchos recursos no se podían ejecutar durante el día laborable normal, y tuvieron que correr mediante «rutinas batch (por lotes)». Esta limitación creó una cadencia operativa que impregnaba la cultura de muchas organizaciones. Era común escuchar afirmaciones como

«Vamos a ver lo que indican los números en la mañana.»
«El proceso falló la noche anterior, así que tenemos que ejecutarlo de nuevo esta noche.»
«Ese informe no es exacto hasta que se ejecute la rutina de proceso por lotes.»

Esta desconexión artificial significó que muchas partes de la organización pasaron la mayor parte del mes incomunicadas con muchas otras partes. Esto dejó a la organización sin capacidad de informar resultados, e incapaz de tomar decisiones basadas en datos.

Un sistema ERP moderno debe ser diseñado como una unidad totalmente integrada, que combina a la perfección finanzas, ventas, compras, inventario, manufactura, coste del trabajo, y cualesquiera otros módulos pertinentes. La infraestructura sobre la que se asienta debe ser capaz de proporcionar un rendimiento orientado al «págueme ya» procesamiento de transacciones en tiempo real, en lugar de «págueme luego» rutinas nocturnas de lotes. De hecho, la infraestructura debe ser escalable, para permitir un crecimiento futuro. Todo esto conlleva a un mejor análisis y presentación de informes en línea – proporcionando la información correcta en el momento adecuado, para apoyar las operaciones de rutina y las decisiones críticas de gerencia.

INTERCONEXIÓN DE SISTEMA

Al igual que la elaboración de informes para los usuarios, el sistema también debe ser capaz de intercambiar datos con otros sistemas adecuados y críticos en el ecosistema de la empresa. En el pasado, muchos sistemas eran «cerrados», es decir, que importar o exportar la información era difícil o imposible. Esto llevó a los aislamientos de información, retrasos, conciliaciones que requerían demasiado tiempo y errores.

Los sistemas ERP modernos deben ser compatibles con todos los protocolos de transferencia de datos populares y su formato. También pueden tener interfaces predefinidas en servicios específicos. En un segmento futuro, profundizaremos acerca de algunas de las tecnologías pertinentes a las interfaces del sistema.

Razones para la elección de un ERP

Razones para la elección de un ERP

BYOD

El término BYOD («traiga su propio dispositivo», por sus siglas en inglés) ha casi desaparecido de uso común, ya que se ha convertido en un requisito fundamental para la mayoría de los departamentos de TI y productos comerciales. En el pasado, los trabajadores de las empresas tenían un teléfono de empresa y un ordenador portátil de la empresa, que fueron cuidadosamente especificados, configurados, y se rigen por el departamento de TI de la empresa. El término » traiga su propio dispositivo » hace referencia a la idea innovadora que un dispositivo personal / de nivel de consumidor podría integrarse a la perfección en el entorno de trabajo corporativo.

Un sistema ERP moderno debe ser capaz de trabajar con todos los sistemas operativos predominantes, y todos los dispositivos informáticos comerciales y a nivel de consumidor prevalentes. Esto incluye ordenadores de escritorio, portátiles, tabletas y smartphones, que ejecutan sistemas operativos Windows, Macintosh, iOS o Android. La instalación de la aplicación y actualización debe ser fácil, si no automatizada. Cualquier sistema que no ofrece todas las compatibilidades anteriores pone límites artificiales sobre la productividad y la agilidad de las personas de la organización.

USABILIDAD

El mundo de los negocios se está acelerando. Las organizaciones son más esbeltas que nunca, y en pocas palabras – la gente no tiene tiempo para semanas de entrenamiento. La interfaz de usuario tiene que ser familiar e intuitiva, y la funcionalidad debe estar a la punta de los dedos de los usuarios.

Los sistemas ERP modernos siguen las características de diseño estándar de la industria y la nomenclatura, e idealmente deben estar presentable en formatos para escritorio, navegador o aplicaciones. Como un apoyo del mismo producto, el fabricante del sistema (o sus ejecutores) deben proporcionar una biblioteca predefinida de tutoriales en línea. Esto reduce el tiempo y los costos involucrados con la adopción inicial, así como la incorporación de los recursos humanos en el futuro.

PONIENDO A PRUEBA DEL FUTURO

En la categoría general de «a prueba del futuro» vienen varias consideraciones a largo plazo que son responsabilidad del fabricante del sistema ERP. La consideración más inmediata es la robustez del canal de entrega del producto, sin importar si se trata de revendedores de valor agregado, proveedores de software independientes o recursos propios del fabricante. Desde una perspectiva a largo plazo, la capacidad del fabricante para apoyar y mejorar el producto va a determinar su vida útil en su organización.

En el curso de los diez años anteriormente mencionados, la industria ha sido objeto de consolidación y de varias salidas. Los jugadores más viables, que sobrevivirán la próxima ola de consolidación, son aquellos capaces de comprometer recursos significativos hacia la mejora de productos, y un ambicioso plan de producto. Han invertido en asociaciones y otras alianzas que les permitan ofrecer valor a diversas industrias, a menudo en zonas geográficas remotas. Estas son las empresas que producen los sistemas ERP modernos, las cuales irán a donde quiera que su compañía quiera ir.

FACTOR DECISIVO ERP # 3: MOVILIDAD

Las capacidades modernas aseguran que su sistema ERP será capaz de ir a dónde usted quiere ir. Entonces… ¿A dónde quiere ir? Vamos a discutir las capacidades y tendencias de movilidad que debe tener en cuenta.

En nuestra última publicación del blog, hemos dicho que las capacidades modernas garantizan que su sistema ERP será capaz de ir a dónde usted quiera ir. Entonces… ¿A dónde quiere ir su negocio? Vamos a tener una entrevista simulada con los requisitos de cada uno de nuestros departamentos críticos, y averiguarlo.

VENTAS

Sandra, VP de Ventas

«Nuestro personal de ventas siempre ha estado entre los primeros en recibir los beneficios de los dispositivos móviles. Sin embargo, hacen mucho más que sólo ‘realizar un pedido por teléfono’. Hacemos hincapié en la asociación con nuestros clientes, y esto significa la capacidad de comprender y hacer frente a todas sus preocupaciones. Sí, incluso los más impredecibles. ¡Especialmente los más impredecibles! Su preparación requiere el acceso a los detalles y notas sobre las empresas y las personas que están programados para visitar. Durante las reuniones, también es importante verificar el estado de los pedidos anteriores, revisar la disponibilidad a través de múltiples bodegas, hacer algunos compromisos serios, y realizar nuevos pedidos».

El sistema ERP – que también puede incluir elementos de CRM (Customer Relationship Management) – debe poner toda esta información al alcance del vendedor. Los dispositivos móviles en cuestión se deben poder transportar fácilmente, y ser suficientemente fáciles de usar para obtener información en segundos, cuando un cliente está listo para tomar una decisión. Esto asegura que el vendedor pueda proporcionar las respuestas necesarias con confianza para crecer las cuentas y mantener a sus clientes contentos.

LOGÍSTICA

Larry, Gerente de Logística

«Al igual que las empresas de oferta en la industria química, la industria del hardware, y la industria de las bebidas, tenemos nuestras propias flotas de camiones y departamentos de logística. Un departamento de logística eficaz no termina con planes de entrega eficientes. Para que tengamos éxito, necesitamos conductores bien entrenados y bien informados, que le dan retroalimentación frecuente y significativa al equipo en la oficina principal».

Los dispositivos móviles deben facilitar este proceso, desde los sistemas de GPS para rastrear la ubicación del equipo, al mantenimiento de existencias y sistemas de punto de venta para el seguimiento del inventario y los ingresos. En el núcleo de esto hay un sistema ERP que es capaz de intercambiar estos datos en campo y, luego procesar los datos del inventario de toda la empresa de una manera que optimiza los niveles de existencias para satisfacer las necesidades del cliente.

SERVICIO EN CAMPO

Frank, Director de Servicio en Campo

«El envío de técnicos de servicio de campo es una forma de arte en sí mismo. Hemos contratado con éxito, entrenado, y retenido un personal bastante sólido. Sin embargo, mi reto es cómo asignar esos recursos de manera oportuna, dentro de mi presupuesto. La oficina principal se carga con las solicitudes de último minuto de clientes, recursos no disponibles, equivalencias de calificaciones, y los escalamientos de servicio al cliente. El campo tiene que lidiar con información incompleta e incorrecta de la oficina en casa, y el tedioso esfuerzo de informar los resultados y las horas a la sede principal”.

La clave para aliviar esta fricción es la comunicación amplia y oportuna. Los dispositivos móviles modernos son capaces de utilizar las señales celulares tanto Wi-Fi como 3G / 4G para mantener la conectividad en casi todo el país, así como la mayoría de los lugares en el mundo. La última generación de smartphones y tablets cuentan con unas cámaras de alta resolución, que son perfectas para transmitir o grabar imágenes precisas de los equipos o las condiciones del sitio. Finalmente, las tablets más grandes facilitan el mantenimiento de registros detallados, lo cual es crítico para el registro de los costos, la planificación del trabajo por realizar, y enviar pagos.

COMPRAS

Pam, Gerente de Compras

«Nuestra función de compras también es implementada en el campo – a veces en regiones remotas – con el fin de localizar, inspeccionar y adquirir materias difíciles de encontrar. En estos casos, es fundamental que la transacción de compra sea rápida y fácil, para ayudar al resto de la cadena de suministro por seguir».

Los dispositivos móviles son ahora capaces de conectarse a impresoras Bluetooth, con el fin de imprimir las órdenes de compra e incluso imprimir controles de proyecto desde el campo. Esto, junto con la capacidad de iniciar la logística para la recolección y transferencia puede acortar el ciclo general de adquisiciones por días o incluso semanas.

ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES

Mike, Administrador de Materiales

«Para nosotros, la movilidad no significa recorrer todo el mundo – ¡significa caminar por aquí! Incluso la posibilidad de llevar un dispositivo a través de una bodega hará que nuestros procesos sean más fluidos. Anteriormente, imprimíamos un ticket, caminaríamos por los pasillos, y seleccionábamos los bienes visualmente con base en nuestro mejor criterio. Después, hacíamos unas notas de afán sobre lo que se había recogido y lo que no fue, y se lo entregábamos nuevamente a alguien para que lo volviera a ingresar en el sistema. »

Con movilidad, la recepción, descarte, selección, y el envío de documentos pueden realizarse electrónicamente, ordenados de cualquier forma que facilite prácticas eficaces, tales como la selección por “olas” y cross-docking. Los códigos de barras y escáneres pueden proporcionar una mayor precisión que la inspección visual, reduciendo los errores de selección y aumentando las tasas de disponibilidad. Por último, si el personal de la bodega tiene que realizar una consulta, los dispositivos de mano tendrán amplias capacidades de búsqueda y consulta, con el fin de obtener respuestas, hacer correcciones, y mantener un movimiento rápido dentro de la bodega.

ADMINISTRACIÓN GENERAL

Jorge, Gerente General

«Para bien o mal (¡digamos bien!), Estoy más íntimamente familiarizado con las operaciones diarias que mis predecesores. También trato de estar al tanto de factores externos que influyen en el negocio, desde patrones de consumo hasta disrupciones en la cadena de abastecimiento. En esencia, siempre estoy activo, lo que significa que tengo un buen apetito para obtener información que me ayude a tomar las decisiones correctas. Debo mencionar que mi asistente administrativa se está recuperando de una cirugía, y estará trabajando desde casa durante las próximas dos semanas antes de regresar por tiempo completo. Ah, y por cierto, me encanta mi Windows phone, y realmente espero que me puedan dar algo que sea compatible con él. Lo siento; tengo otra reunión pendiente; ¿Me pueden enviar un email el viernes, y me cuentan en qué estado se encuentra el proyecto ERP? »

Proporcionar datos no es lo mismo que el suministro de información procesable. Como sabemos, «una imagen vale más que mil palabras», y actualmente los dispositivos móviles tienen la capacidad de presentar gráficamente una representación del estado de las operaciones. La ubicuidad de los dispositivos de pantalla táctil permite que los datos también puedan ser filtrados interactivamente y analizados a profundidad, para que el personal directivo no sólo pueda conocer el «qué» sino el «por qué» del desempeño de la empresa.

Como elegir un ERP

Como elegir un ERP

¿CÓMO CONCILIAR ESTOS REQUISITOS?

Volviendo al escritorio, evitemos desesperarnos y sentémonos a revisar los requisitos funcionales de nuestra empresa, en lo que se refiere a movilidad:

Conectividad: Wi-Fi, y en ocasiones 3G / 4G
Capacidades de GPS para el área Logística
Cámara para los técnicos de campo
Escaneo de código de barras para la bodega
Impresión de Bluetooth para el área de Compras
Factor de forma: Pequeño para vendedores, grande para los técnicos de servicio
Todo el mundo necesita un acceso en tiempo casi real a tanto ERP como a datos de CRM
Clientes, pedidos, envíos
Proveedores, órdenes de compra
Artículos, precios
Bodegas, órdenes de transferencia

¿Qué tienen en común estos requisitos? Todo y nada. En esencia, tendremos que presentar el sistema ERP en una variedad de dispositivos, desde computadoras portátiles hasta tablets, a los teléfonos móviles – y ¡No olvidemos el Windows phone de Jorge!

Por un lado, esto presenta un desafío, porque vamos a tener que proporcionar y / o aceptar una variedad de plataformas de hardware.

Por otra parte, dado que hemos ilustrado los requisitos de negocio que nos están conduciendo hacia la movilidad, este criterio para los sistemas ERP se ha vuelto bastante claro. Tenemos que elegir un sistema ERP que sea completamente funcional en todos los puntos comunes finales. Un cliente basado en navegador sería muy útil, dado que no requiere instalación. Para los teléfonos móviles y las tablets, el sistema ERP ideal tendría aplicaciones o clientes especiales que se ajustan a los tamaños de pantalla.

La movilidad ya no es algo que “sería agradable tener”. Es un requisito.

Siguiente

FACTOR DECISIVO ERP# 4: INFRAESTRUCTURA EN LA NUBE VS. EN LAS INSTALACIONES

Si buscamos atender todos estos diferentes tipos de dispositivos, vamos a necesitar un servidor. Bueno, tal vez más de un servidor. ¿Cuántos? ¿Cuánto costará? ¿Tenemos las habilidades internas para gestionar esta sobrecarga adicional? ¿Deberíamos, o hay que considerar algo nuevo finalmente…?

La vez pasada, hablamos de la diversidad de puntos finales a los que hay que entregar la aplicación ERP – computadores de escritorio, portátiles, tablets, smartphones y diversos navegadores. Para atender a todos estos diferentes tipos de dispositivos, necesitamos la infraestructura adecuada. Esto plantea la pregunta – ¿Implementamos la misma en la nube o en las instalaciones?

UNA BREVE HISTORIA

Antes de hablar de la nube en el año 2016, es importante reconocer que la arquitectura del sistema se ha encontrado en un vaivén desde hace varias décadas. Los equipos originales (UNIVAC, etc.) eran tan grandes, costosos y complejos de mantener que sólo las organizaciones más grandes podían pagarlos. A medida que las redes comenzaron a surgir, la mayor parte de la potencia de cálculo todavía residía en la unidad central, mientras que los computadores de escritorio de los usuarios eran en su mayoría «terminales tontos».

La revolución del microprocesador permitió que la potencia de cálculo se descentralizara, de manera que cada usuario podía tener su propio PC (que literalmente significa «computadora personal»), con sus propios datos y aplicaciones.

Por supuesto, surgió el Internet, y la gente comenzó a descubrir y aprovechar el poder de compartir datos. Para facilitar esto, los proveedores de servicios de Internet comenzaron a instalar banda ancha y la infraestructura de red de fibra óptica, aumentando la velocidad, la redundancia y fiabilidad – a un costo razonable. De manera súbita, las cosas que queremos hacer ya no se llevan a cabo dentro de nuestros propios equipos, sino se llevan a cabo mucho mejor a través de varios centros de datos ampliamente disponibles con grupos centralizados de servidores. Las ventajas de volver nuevamente hacia la arquitectura original de hub-and-spoke son numerosas: se puede acceder a muchos más datos que nuestros PCs individuales podrían contener, podemos colaborar en todo el mundo, podemos acceder a aplicaciones de rápida evolución sin perder tiempo con complejas y tediosas reinstalaciones, y ya que necesitamos menos potencia de cálculo local, podemos aprovechar los sistemas de gran alcance con dispositivos tan simples [relativamente] como un Smartphone o un reloj.

¿QUÉ SIGNIFICA PARA LAS EMPRESAS?

Desde la década de 1980 hasta principios de los años 2000, las empresas que invierten en tecnología de la información también descubrieron que tenían invertir fuertemente en personal de TI. No sólo se necesitan personal suficiente para mantener sus sistemas actuales, sino que necesitaban reponer el personal a través de la contratación y formación, con el fin de mantenerse al día con la tecnología rápidamente cambiante que se movía dentro y fuera de sus edificios cada 3 a 5 años.

Alrededor del 2010, varios factores convergieron para comenzar a cambiar esta tendencia. Como se señaló anteriormente, la adopción de banda ancha aumentó a una porción bastante significativa. Adicionalmente, el gasto en TI – y el gasto excesivo – se volvió insoportable desde el punto de vista de muchos propietarios de negocios. Por último, y posiblemente lo más importante, el concepto de arquitectura de tres capas empezó a surgir. La arquitectura de tres niveles se refiere a una distinción lógica, y, eventualmente física, entre la base de datos de un sistema, su lógica de negocio, y una interfaz de usuario en las manos del usuario final.

Estos tres acontecimientos hicieron que finalmente fuera posible la construcción de centros de datos masivos con una capacidad de almacenamiento sin precedentes, diseñar aplicaciones sobre esos almacenes de datos, y luego entregar las aplicaciones y los datos en dispositivos a distancia, todos con velocidad satisfactoria para el usuario final. De esta manera nació «la nube», que es esencialmente los distintos centros de datos intercambiables y en red, capaces de abastecer los datos y aplicaciones alrededor de todo el mundo moderno.

Volviendo al año 2016… Las aplicaciones en la nube están creciendo exponencialmente, la adopción de banda ancha es regla, los protocolos de comunicación de datos se encuentran en gran medida estandarizados, y la seguridad, aunque continua siendo una preocupación, puede ser gestionada a satisfacción en la mayoría de las industrias.

LO QUE ESTO SIGNIFICA PARA SU NEGOCIO

Para una empresa a punto de sustituir o actualizar un sistema ERP en las instalaciones, ahora existe como una opción muy viable de sustitución un sistema basado en la nube. ¿Por qué haría eso, usted pregunta? Muchas razones:

La adopción de una nueva aplicación de negocios no se basa en la adquisición e integración de uno o más servidores nuevos en su entorno.
Suponiendo que sus puntos finales (computadores de escritorio, portátiles, tablets) son bastante modernos, el departamento de TI no tendrá que aprender y luego ejecutar la instalación de la aplicación en cada tipo de dispositivo.
Su departamento de TI no tendrá que modificar o aumentar su infraestructura y sus procedimientos de copia de seguridad y de recuperación de desastres.
Su empresa puede evitar la inversión en nuevos empleados en TI y el entrenamiento específico para el mantenimiento de esta aplicación. Aquellas habilidades, procesos, y personal serán tratados por los expertos externos que prestan el sistema. La disponibilidad del sistema será mayor de lo que era alcanzable por el personal local de TI de su empresa. Esto se debe parcialmente a los niveles de personal y las habilidades, pero también se debe a que su proveedor de aplicaciones ahora responsable del tiempo de actividad de miles de usuarios finales, y debe evitar ser la causa de los cortes.
Las actualizaciones del sistema serán gestionadas por el proveedor de la aplicación, y por necesidad, esas mejoras se pondrán a prueba cuidadosamente a la satisfacción de miles de empresas como la suya. Las actualizaciones futuras serán mucho menos intrusivas, lo cual requiere menor coordinación con el departamento de TI interno.
El acceso a su suite de aplicaciones personalizado ya no es dependiente de la ubicación. En el pasado cercano, alguien que quería utilizar una aplicación de negocio de la compañía remotamente se enfrentó a dos obstáculos. En primera instancia, necesitarían un ordenador portátil aprovisionado especialmente, con la aplicación – o un sistema remoto de escritorio – instalado en él. En segundo lugar, la compañía tendría que establecer un método seguro de permitir y asegurar las comunicaciones entre la ubicación del usuario y los servidores en las instalaciones de la empresa. En la actualidad, en cada edificio, en la casa de todos los empleados, cada hotel, cada vehículo de campo, y cada afiliado externo se puede tener acceso a los mismos sistemas.
La escalabilidad ya no es un problema. Si su empresa crece, ya sea lenta y sistemáticamente, o a través de la adquisición repentina, usted será capaz de notificar a su proveedor de aplicaciones según sea necesario, y van a hacer los ajustes necesarios – posiblemente en instantes. La adición de 50 usuarios a una empresa de 200 personas es una tarea significativa para un departamento de TI interno, que no estará preparado para manejar un proyecto de tal dimensión. La adición de 50 usuarios a una base mundial de 20.000 usuarios no es gran cosa para un proveedor de aplicaciones.
Las preocupaciones de IT de compatibilidad, los gastos de capital, y el número de personal tendrán menor peso en el proceso de selección de la aplicación, poniendo el proceso de toma de decisiones de regreso a donde debe estar – en manos de los grupos de interés de la empresa.

BIEN – ¿CUÁL ES LA FALACIA?

«¿Es todo esto demasiado bueno para ser cierto?» No, es la realidad. La migración a aplicaciones basadas en la nube es la mejor opción en la mayoría de los casos. Hay, sin embargo, algunas excepciones restantes:

Conectividad

No todas las empresas tienen conectividad fiable a Internet. No todos los países tienen conectividad a Internet fiable. Las realidades con respecto a la ubicación geográfica de su empresa no están siempre bajo su control, y se deben evaluar de manera realista.

Costo

Siempre es más barato ser propietario que arrendatario. Sin embargo, el costo duro en dólares de los sistemas basados en la nube debe ser considerado contra todas las ventajas mencionadas anteriormente. Evaluar el costo total de la alternativa en las instalaciones requerirá una consideración cuidadosa y reflexiva:

El mantenimiento y sustitución de hardware
La contratación, la formación, el aumento y la gestión en el departamento de TI.
El costo de oportunidad involucrado con interrupciones, las actualizaciones y los sistemas obsoletos
El flujo de caja y el costo del capital

Seguridad

Ciertas industrias, en particular las industrias financieras y las organizaciones de la salud, están bajo requisitos de seguridad pesados, reforzados por multas elevadas y auditorías periódicas. Para estas organizaciones, será crítico asegurar que el host de la aplicación, así como la comunicación de sus datos desde y hacia esa entidad externa, sea verificable, segura y garantizada. No tenga la menor duda, sin embargo, que los proveedores más grandes han tratado de aliviar esta preocupación, y están dispuestos a facilitar estas garantías.

Regulación

Es crítico para las organizaciones multinacionales comprender las leyes que rigen la privacidad, la seguridad y el comercio en todos los países en que operan. Por ejemplo, las leyes de privacidad de datos difieren entre Canadá y Estados Unidos, parcialmente impactado por el “Patriot Act” (Ley Patriota, en inglés) de los Estados Unidos. Los gobiernos de China y Rusia también tienen archivos en registro notoriamente diferentes a los de otros territorios, en lo que concierne al de acceso a datos, la libertad de comercio y la libertad de expresión. Incluso dentro de un mismo país, las leyes y reglamentos pueden ser diferentes. Por ejemplo, las leyes de la marihuana de uso recreativo y medicinal difieren de un estado a otro, mientras que la ley federal estrictamente prohíbe su venta. Es importante conocer las leyes locales que afectan a su negocio, ya que esto tendrá un impacto en sus sistemas.

DE REGRESO AL ERP

Todo el análisis anterior nos lleva a una conclusión muy simple: los sistemas ERP basados en la nube son una realidad hoy en día, y un imperativo estratégico en un número cada vez mayor de empresas. Si no lo ha hecho, debe evaluar seriamente las aplicaciones y la infraestructura basada en la nube para su empresa. Y si un proveedor de ERP no tiene una opción muy viable basada en la nube, debe mantenerse al margen – ese proveedor y sus productos no sobrevivirán.

FACTOR DECISIVO ERP # 5: REQUISITOS DE INTEGRACIÓN

Para bien, o para mal, hemos tenido nuestra cabeza «en la nube» la mayor parte de este artículo. Es el momento de plantar los pies firmemente en el suelo, y crecer nuestras raíces…

En el factor decisivo ERP #4, discutimos el valor de ser capaz de implementar un ERP en la nube. Una pregunta común es – ¿A qué nivel se debe integrar un sistema ERP a base en la nube o en las instalaciones con otros sistemas en su organización?

Eliminación De Aislamientos

La mayoría de los sistemas de negocios tienen un propósito muy específico y estrecho. Estos pueden incluir la manufactura de sistemas de control, controladores lógicos programables, sistemas de transporte, sistemas de nómina, sistemas de intercambio electrónico de datos, dispositivos móviles, sistemas de predicción, sitios de comercio electrónico, sistemas CRM, y mucho más. Los sistemas ERP tienen una posición única. Ellos son el centro principal de información en toda la empresa – de ahí el nombre de Enterprise Resource Planning (Planeación de Recursos Empresariales, en inglés). Los sistemas ERP modernos proporcionan un sistema integrado que contiene los siguientes módulos, que como mínimo son:

Finanzas y Contabilidad
Ventas
Compras
Inventario
Almacenamiento
Manufactura
Costo de empleo

Debido a la naturaleza rápida y esbelta de la economía moderna en los negocios, ésta amplitud en funcionalidad es de suma importancia. Lo que permite, por ejemplo, es que un nuevo pedido realizado en ventas pueda reflejarse inmediatamente en el área de planificación de recursos de manufactura, que a su vez influye en las órdenes de compra realizadas por el área de Compras.

Las Limitaciones De Los Complementos

Algunos sistemas ERP incluyen módulos más allá de esos módulos básicos mencionados anteriormente. Algunos ejemplos pueden incluir:

Gestión de Contacto con los Clientes (CRM)
Recursos humanos
Activos fijos
Logística
E-Commerce

Esto permite el uso compartido de información adicional valiosa en todos los departamentos. Considere el departamento de marketing utilizando el módulo de CRM del sistema ERP. Ellos tienen la habilidad de recuperar el historial de pedidos desde el módulo de ventas, y determinar cómo esta actividad influirá en futuras actividades de marketing. Realizar actividades de mercadeo dirigidas a ellos permitiría entonces utilizar el sistema de CRM para gestionar esas oportunidades externas mediante la creación de actividades y también aprovechando los nuevos datos de ventas, para medir la efectividad de sus campañas de marketing.

Si su sistema ERP tiene estas capacidades o se desarrolla a través de una gran comunidad de proveedores de software independientes (ISV, por sus siglas en inglés) desarrollando complementos sólidos, así como el canal de Microsoft Dynamics, es una buena señal. Sin embargo, es raro el caso en el cual la funcionalidad de negocio óptimo se puede construir en un solo sistema ERP. O bien la organización de la adquisición ya ha invertido en sistemas anteriores y en formación que no están dispuestos a dejar atrás, o la mejor funcionalidad de su tipo sencillamente no está disponible para el sistema ERP.

En este caso, podemos integrar, o podemos volver a la antigua época de desconexiones entre departamentos. Suponiendo que hemos comprado teniendo en cuenta la necesidad de una integración, el siguiente paso es determinar qué tipo de la misma necesitamos.

Categorías De Integración

Una forma de categorizar las integraciones ERP se basa en su dirección. Las tres categorías que examinaremos son importaciones unidireccionales, exportaciones unidireccionales e interfaces bidireccionales.

Importaciones Unidireccionales

Las importaciones a menudo son causadas por los usuarios finales en respuesta a eventos poco frecuentes. Un ejemplo podría ser la importación de una lista de clientes, que contienen una lista de contactos o clientes, probablemente en Excel. Otro caso podría ser una lista de nuevos productos que están listos para ser vendidos. En cualquier caso, hay una fuente externa de datos que simplemente tiene que ser introducida en el sistema, como eventos separados. En este caso, es a menudo útil para el sistema ERP para tener una herramienta configurable por el usuario en la que se puedan importar archivos de un programa común, tales como Excel o CSV.

Exportaciones Unidireccionales

Las exportaciones u otras fuentes de datos son especialmente útiles para la presentación de informes, en el que una organización necesita para publicar datos en varios formatos, a los consumidores internos o externos. Una vez más, Excel y CSV son los formatos más comunes, pero esto también se puede lograr a través de métodos más técnicos, como la visualización de bases de datos, paquetes de SSIS, exportación XML y definiciones en OData. Alternativamente, esto puede alimentar a un sistema basado en la web, como por ejemplo de Microsoft SharePoint o Power BI de Microsoft. Vamos a cubrir la generación de informes con más profundidad en una publicación posterior.

Interfaces Bidireccionales

La mayoría de las integraciones significativas son bidireccionales, inicialmente alimentando información a otro proceso de forma rutinaria, y posteriormente recupera los resultados. Algunos ejemplos comunes incluyen:

Una interfaz a un sistema de producción de manufactura, en el que el sistema ERP envía nuevas órdenes, y el sistema de manufactura responde con los registros del material producido.

Una interfaz de intercambio electrónico de datos (EDI, por sus siglas en inglés), en la que los pedidos se envían al sistema ERP y el sistema ERP responde con una fecha de confirmación y entrega.

Una interfaz de envíos, en la que el sistema ERP envía información del paquete como la carga, dimensiones y destino, y el sistema de envío responde con una tarifa. Posteriormente, el sistema ERP coloca una solicitud de recogida, y el sistema programa un envío, y devuelve información de seguimiento.

Una interfaz de comercio electrónico, en la que el sitio web lee los datos de inventario. Cuando un cliente hace un pedido, el sitio de comercio electrónico enviaría este orden en el sistema ERP, y luego obtiene de forma rutinaria el estado del pedido desde el sistema ERP.

Una interfaz de procesamiento de pagos, en el que el sistema ERP acepta información de tarjetas de crédito, lo envía a un procesador de pagos a distancia, y el procesador de pago responde mediante la autorización y la captura de los fondos solicitados.
Una interfaz de nómina, en la que datos del tiempo trabajado desde el sistema ERP se envían a un servicio de procesamiento de nómina externo. El procesador de nómina emitirá los cheques a los empleados, y debitará la cantidad apropiada de una cuenta bancaria preestablecida, y envía el resumen transaccional de regreso al sistema ERP.
Interfaces Estándar

Por desgracia, muchas interfaces bidireccionales todavía tienen que ser diseñadas a la medida, en función del entorno de negocio único de la organización y sus requisitos. Ante esta realidad, es fundamental obtener un sistema ERP que sea fácilmente compatible con protocolos comunes, estándares de diseño, y estructuras de comunicación. Algunas áreas a considerar incluyen:

La capacidad de exponer la lógica de negocio a través de servicios web. Por ejemplo, un sistema externo debe ser capaz de desencadenar la creación de un pedido, de acuerdo con ciertos parámetros, y luego obtener la confirmación del sistema ERP.
La capacidad para consumir servicios web. El sistema ERP debe ser capaz de aprovechar el creciente número de servicios web estándar en el dominio público, así como los que puedan ser necesarios para el ecosistema dentro de la organización. Para algunos ejemplos útiles, véase la lista en http://www.computersciencezone.org/50-most-useful-apis-for-developers/
La capacidad para importar y exportar archivos en formato XML. XML está reemplazando lentamente a los archivos «planos» CSV o de texto como un formato común, debido a la naturaleza más inteligente y flexible del XML. Su sistema ERP probablemente tendrá que producir y consumir archivos con formato XML.

Otros formatos de archivo comunes que su sistema podrá necesitar leer y escribir son:

Excel
CSV
Archivos de texto

Por último, para las interfaces personalizadas, debe haber una planificación que tenga en cuenta la capacidad de activar o programar la interfaz. ¿Su sistema ERP tiene un proceso de planificación que puede desencadenar rutinas? ¿Pueden ser desencadenadas por fuentes externas para funcionar según su demanda? ¿Su interfaz se encuentra limitada a informes externos y consultas?

Resumen

Es crítico para explorar todas estas preguntas de interfaz antes de seleccionar un sistema ERP:

¿Qué sistemas internos serán reemplazados por mi implementación de ERP?
¿Qué sistemas internos tendrán que mantenerse?
¿En cuáles interfaces externas tenemos responsabilidades con clientes, proveedores, socios, y entes reguladores?
¿Hay algún paquete de servicios estandarizados disponible?
Para las áreas que carecen de un servicio estándar, ¿Qué protocolos y herramientas necesitaré para escribir interfaces? ¿Cuál de los sistemas ERP disponibles tiene la arquitectura más abierta, flexible y capaz de consumir tanto servicios en la nube estandarizados, y para escribir interfaces personalizadas?
¿Qué importaciones necesitaré llevar a cabo con regularidad?
¿Qué exportaciones necesitaré producir?

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