Integración de Microsoft Business Central y Office 365

Microsoft Business Central se está convirtiendo en un referente como ERP (Enterprise Resource Planning) para pequeñas y medianas empresas. Numerosas son las razones para que esto sea así, pero una de las más importantes es la integración con la conocida suite de aplicaciones de Office365 que, tras más de 30 años en el mercado bajo diferentes nombres, es, sin duda, líder en aplicaciones de productividad empresarial.

¿Por qué integrar Office 365 con Business Central?

En este artículo anterior te explicábamos qué es Business Central y las ventajas que tiene para las PYMES.

Creemos que no hay que convencer a nadie de las ventajas de disponer de un ERP que integre todas las áreas de la empresa, desde aprovisionamiento y fabricación hasta la gestión comercial y financiera de la empresa. ¿Recordáis cuando debíamos hacer exportaciones en CSV para integrar los datos en otro módulo? Nadie quiere regresar a esa época, verdad?

Integración de Microsoft Business Central y Office 365

Ventajas de la integración de Microsoft Dynamics 365 Business Central y Office 365

• La integración nos permite eliminar tareas repetitivas que no aportan valor al cliente ni a la empresa, dejando que el proceso sea automático e imperceptible para los usuarios responsables. La experiencia de un perfecto funcionamiento hace que tengamos confianza en estos sistemas.
• La integración de sistemas elimina la frustración de introducir datos una y otra vez, deja atrás errores producidos en este traspaso de información y, sobre todo, nos permite disponer de una cantidad de datos ordenados para avanzar a pasos agigantados en el análisis empresarial.
• Esta misma integración permite la realización de operaciones que antes se realizaban en una única aplicación (dar de alta la ficha de un cliente en su ERP) desde aplicaciones no usadas habitualmente para esa tarea (cliente de correo),
• Por un lado, dispondremos de la potencia de los sistemas empresariales, que recogen datos en todos sus departamentos y cada vez más a través de IoT y, en el otro lado, las herramientas de escritorio nos dotan de una potencia de análisis nunca vista anteriormente.
• Al mismo tiempo, reduce el tiempo de adopción de las nuevas funcionalidades. ¿Quién no conoce un entorno Microsoft, que se ha convertido en un estándar de facto para el sector?

Integración con Microsoft Excel

Instalando la aplicación Excel add-in podrás, desde el cliente de Windows, realizar la exportación de datos desde Business central a Micosoft Excel. Esto habilitará un complemento en Excel que te permitirá refrescar los datos en cualquier momento.

Si instalas el Excel Add-in en el servidor, ganarás aún más funcionalidad. Podrás habilitar, en Business Central, la función ‘Editar en Excel’, que te permitirá visualizar y modificar los datos en cualquiera de las aplicaciones, viéndolo reflejada en la otra.

¡Los cambios que realices en Excel quedan reflejados en Business central!

Integración con Microsoft Outlook 365

La integración entre Business central y Outlook 365 es más sorprendente aún.

La instalación del complemento de Business central para Outlook te permite reconocer los emails entrantes y visualizar su ficha de Business Central o, en el caso de recibir un correo de un nuevo contacto, crear su ficha en Business Central y, todo ello, sin salir del cliente de correo. Te mostrará también los datos más importantes relacionados con la empresa (total y detalle de ventas, antigüedad de cobro, etc…) usando en botón de Business Central ubicado en Outlook.

Y si, en ese mismo email que recibimos, el cliente nos solicita un presupuesto, Outlook reconoce qué producto y qué cantidades solicita el cliente, gracias a la inteligencia de Cortana. Crearemos el presupuesto o pedido desde Outlook, añadiremos los productos sugeridos para este cliente de nuevo por Cortana y la enviaremos por correo electrónico.